No mundo da gestão existem diversas metodologias, termos e ferramentas que as pessoas já ouviram falar, porém, na realidade, não sabem como se aplicam na prática.

Uma dessas metodologias é a 5W2H, que é extremamente simples e auxilia uma organização em áreas estratégicas, na execução de tarefas ou qualquer outra atividade organizada. No Poder Judiciário esse termo também pode ser aplicado, trazendo vários benefícios para a produtividade e eficiência do trabalho.

Pensando nisso, destacaremos nesse post os principais pontos que você precisa saber sobre o que é, como funciona e a aplicação da ferramenta 5W2H para o acompanhamento e planejamento de projetos em uma unidade judiciária. Confira o nosso conteúdo a seguir!

O que é a metodologia 5W2H?

A metodologia 5W2H funciona como um checklist de atividades, controle de prazos e funções que precisam ser desempenhadas em um projeto. Seu principal intuito é definir o que será executado, porque será feito, os responsáveis, quando será executado, como será feito, onde será aplicado e quanto custará as atividades.

Dessa forma, a sigla 5W2H representa, em inglês, sete orientações que precisam ser tomadas de forma clara e eficiente. Quando esses pontos estão bem estabelecidos, a chance de sucesso na execução de um projeto se amplia. As siglas são:

5W:

• What (o que será executado?)
• Why (por que será executado?)
• Where (onde será executado?)
• Who (por quem será executado?)
• When (quando será executado?)

2H:

• How (como será executado?)
• How much (qual será o custo?)

Assim, a ferramenta 5W2H é constituída pelas respostas para as sete indagações fundamentais de qualquer projeto, seja ela complexa ou não.

Como desenvolver 5W2H na prática

Essa metodologia é extremamente vantajosa e ajustável às diversas possibilidades de estratégias, planejamentos e áreas. Isto é, destacando os objetivos e metas de forma clara, bem como definindo os colaboradores, prazos e recursos, 5W2H será um aliado de sucesso nessa caminhada.

Para aplicar 5W2H na prática não é necessário qualquer software ou grande investimento. Basta uma folha em branco ou qualquer outra tabela eletrônica para organizar os dados em sete colunas, nomeando cada uma delas com os 5W e os 2H, separadamente.

O ideal é preencher cada coluna com a presença de todos os colaboradores que farão parte do projeto. É fundamental que toda a equipe tenha conhecimento da estratégia tomada pela metodologia.

Como aplicar 5W2H no Judiciário

Como em qualquer organização, o Judiciário também  pode se valer de estratégias de gestão para conduzir os seus trabalhos, e 5W2H pode auxiliar bastante essa condução.

Um exemplo dessa aplicação é um eventual projeto de sustentabilidade em uma unidade judiciária, buscando reduzir  o consumo de papel. Um planejamento realista seguindo a metodologia 5W2H poderia ser:

5W:

• What (o que será executado?): reduzir o consumo de papel em 60%.
• Why (por que será executado?): pois afeta os custos e a sustentabilidade.
• Where (onde será executado?): em todos os setores da unidade.
• Who (por quem será executado?): servidor “A”, com o auxílio da equipe.
• When (quando será executado?): a partir da próxima semana.

2H:

• How (como será executado?): usar frente e verso das folhas e utilizar a comunicação eletrônica.
• How much (qual será o custo?): não haverá custo adicional.

Portanto, o exemplo destacado evidencia que a ferramenta 5W2H é um método claro e simples de planejamento de atividades, potencializando as condições favoráveis à execução das tarefas e desenvolve um bom ambiente para atingir o sucesso do modelo de gestão.

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