Você conhece a Matriz Eisenhower? Talvez essa seja uma boa solução para organizar os projetos dentro da sua unidade judiciária. São diversos processos aguardando decisões importantes, audiências marcadas e atos urgentes que precisam ser executados. Dessa forma, é fundamental ter alguma estratégia organizada para desempenhar todas essas tarefas com sucesso.

Pensando nisso, mostraremos nesse post como planejar demandas urgentes e importantes dentro de uma unidade judiciária utilizando a Matriz Eisenhower para guiar esse processo. Acompanhe!

Afinal, o que é a Matriz Eisenhower?

A matriz urgência x importância, também conhecida  como Matriz Eisenhower é uma ferramenta de gestão de projetos que têm o objetivo de organizar a rotina, conscientizando uma equipe sobre as prioridades das tarefas.

Dessa forma, é utilizado um quadrante dividido em dois eixos, indicando as tarefas urgentes, não urgentes, importantes e não importantes. Dentro de cada quadrante é destacado pontos essenciais para conduzir essa proposta de gestão.

Essa estratégia foi criada pelo 34º presidente dos Estados Unidos, Dwight Eisenhower, e foi fundamental para auxiliá-lo nas relevantes tomadas de decisões diárias no governo.

Como funciona essa ferramenta no Judiciário?

A Matriz Eisenhower consiste em quadrantes que organizam as atividades. Em uma unidade judiciária, essa ferramenta pode auxiliar uma equipe a cumprir a missão escolhida, os valores e as metas prioritárias.

Para esclarecer ainda mais a matriz urgência x importância, vale a pena ressaltar o que é e o que significa cada um dos quatro quadrantes dessa metodologia:

Quadrante I – Crises

Consiste nas tarefas importantes e urgentes de uma organização. No âmbito do Judiciário, consertar a internet, responder um ofício da Corregedoria ou o surgimento de algum problema de saúde são aplicáveis nesse quadrante.

Normalmente são imprevisíveis ou foram negligenciadas com o tempo. A gestão que precisa ser feita é reativa e é tomada por estresse e ansiedade.

 

Quadrante II – Metas / Planejamento

São tarefas importantes e não urgentes. Dessa forma, são as demandas estratégicas, de desenvolvimento de habilidades, avaliação de riscos e quaisquer ações para ampliar a qualidade de vida.

Escrever textos jurídicos, agendar reuniões de gestão e realizar atividades físicas são exemplos de tarefas que se aplicam nesse quadrante.

Quadrante III – Interrupções

São atividades urgentes e não importantes, como telefones e e-mails que precisam ser respondidos. Colaboradores que possuem muitas demandas nesse quadrante tendem a ser improdutivos e desorganizados.

Assim, é recomendado que seja estabelecido um horário específico para atender a essas demandas.

Quadrante IV – Distrações

São as tarefas não importantes e não urgentes. As distrações se aplicam no uso das redes sociais, e-mails divertidos, jogos eletrônicos e programas de televisão, por exemplo.

O tempo é mal gasto nesse quadrante e constantemente marcado pela procrastinação. Portanto, são as atividades que precisam ser evitadas ao máximo.

Como aplicar no Judiciário?

Após identificar cada quadrante da matriz, o segundo passo é fazer inventário das atividades diárias e distribuí-las. A partir disso, é possível focar no que é relevante e o tempo é administrado com mais eficiência.

É fundamental identidicar em qual quadrante se encontra o maior número de atividades, pois o excesso de demandas no quadrante I, por exemplo, significa que a unidade judiciária está em constante estresse e crises.

Portanto, a matriz urgência x importância ajuda a identificar com eficiência uma lista de  demandas e proporciona o foco inteligente no que precisa ser feito, atingindo as metas de maneira mais produtiva.

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