A unidade judiciária, no sistema de justiça, é a menor das células a ser administrada. Dentro dela, porém, existem duas repartições bem delineadas: o gabinete e a secretaria.

A mais avançada concepção de unidade judiciária visualiza a relação da secretaria com o gabinete de forma cooperativa, a ponto de comporem uma unidade. Todavia, tanto a secretaria quanto o gabinete guardam peculiaridades em sua organização, e a especialização de atividades é um método interessante que pode ser aplicado.

Dessa forma, destacaremos nesse post as principais informações que você precisa saber sobre a especialização de atividades como forma de organização da gestão de gabinete em uma unidade judiciária. Acompanhe o nosso conteúdo!

Quais são as vantagens da especialização de atividades?

O trabalho deve ser separado em tarefas básicas e dividido entre os servidores, individualmente ou em grupos, a fim de que possam especializar-se em atividade específica.

A execução de tarefas mais especializadas implica a concentração em determinadas pessoas e não a sua dispersão repetitiva por diferentes servidores, como forma de obter mais eficiente desenrolar dos serviços.

As vantagens da especialização assentam-se na economia de tempo, na facilidade e no menor custo do treino de servidores para realizar tarefas específicas e no aumento da produtividade.

Como se beneficar da especialização?

Para melhor usufruir das vantagens da especialização deve-se, primeiramente:

• Ampliar a abrangência das tarefas em vez de reduzi-las;
• Atribuir diversas tarefas a cada integrante da equipe, permitindo-se a realização de atividade completa;
• Alocar os servidores em times com habilidades variadas, nos quais a realização de rodízios afasta a monotonia, traz resultados melhores e aumento da satisfação profissional.

Embora em alguns gabinetes a divisão de trabalho seja feita por tipo de ação (agravo de instrumento, mandado de segurança, habeas corpus etc.), é preferível especializar o servidor em temas e, a partir daí, responsabilizá-lo por todos os processos que abordam aquele assunto, pouco importando o veículo pelo qual o pleito é trazido à Justiça.

Assim, se o tema é repetição de indébito tributário, independentemente de estar sendo discutido em agravo ou em mandado de segurança, específico servidor encarrega-se dele. Além disso, esse servidor deve cuidar do processo do início ao fim.

Se foi o responsável por minutar a decisão que não concedeu efeito suspensivo ao recurso, também se encarregará de rascunhar o voto e eventuais embargos de declaração opostos contra o acórdão. A familiarização com o tema abrange a familiarização com cada processo, para evitar que distintos pontos de vista e raciocínios surjam a cada fase decisória do procedimento.

Assim, o ideal é que a escolha das matérias se dê por afinidade do servidor com o tema, o que naturalmente pode levá-lo a produzir maior número de minutas. Se o interesse pessoal e as habilidades da pessoa coincidem com a atividade especializada que exerce, os problemas da especialização, tais como tédio, fadiga, estresse, e consequente baixa produtividade, perda de qualidade, e alta rotatividade, não ficam tão aparentes, embora não desapareçam.

Se você curtiu esse conteúdo, continue acompanhando os posts do Instituto AJA e conheça o método de gestão GUT e como ele pode ajudar na administração judicial!