Juiz e escrivão desenvolveram técnicas aprendidas em curso da Escola Judicial

Fonte: http://www.tjmg.jus.br/portal-tjmg/noticias/secretaria-civel-diminui-acervo-aplicando-metodos-de-gestao.htm#.XeaaOuhKiUl

O cenário não era nada motivador: 13 mil processos, sendo que 50% deles nem sequer haviam tido uma única movimentação em 30 dias. Era o maior acervo das varas cíveis em toda a comarca de Belo Horizonte e a Secretaria de Juízo passava por constantes mutirões para diminuir a quantidade excessiva de autos a serem julgados.

Três anos depois, o acervo foi reduzido em 30%, o número de processos baixados é o dobro dos distribuídos anualmente, os autos paralisados estão em torno de 20% apenas e todas as tarefas diárias estabelecidas são fielmente cumpridas. Exemplos disso são a publicação de sentença dentro do próprio mês e diminuição do cumprimento de atos no processo eletrônico.

Esses são os resultados da 21ª Vara Cível de Belo Horizonte, que exigiram esforço, empenho e dedicação conjuntos de servidores, do magistrado e da Corregedoria-Geral de Justiça para que a situação da Secretaria de Juízo não se agravasse.

“Chegou a ficar quase inviável. Em menos de dois anos, mais de 50 juízes passaram pela vara despachando ou prolatando sentenças em mutirões”, lembrou o escrivão Marcelo José Rezende dos Santos.

Para buscar resultados melhores, foi necessário que o escrivão e o então juiz titular da secretaria, Rogério Santos Araújo Abreu, hoje na 5ª Vara da Fazenda Estadual, participassem de um curso de administração judicial ministrado pela Escola Judicial Desembargador Edésio Fernandes (Ejef), do Tribunal de Justiça de Minas Gerais (TJMG).

Com disciplinas focadas em planejamento, eficiência, eficácia, gestão de equipes e de gabinete, liderança, administração de conflitos, fluxos de trabalho, acervo e tecnologia, eles atingiram os objetivos propostos no planejamento estratégico do TJ.

“A meta principal era baixar mais processos do que o número de feitos distribuídos mensalmente”, ressalta o escrivão Marcelo Rezende. Todos os resultados foram acompanhados e avaliados periodicamente, em reuniões de gestão realizadas com os servidores.

O magistrado Rogério Santos Abreu ainda ressalta a importância da necessária sintonia entre o gabinete e a secretaria. “O curso da Ejef dá essa visão. O juiz é o gestor da unidade toda. Percebo que, no passado, éramos muito preocupados com os resultados do gabinete e esquecíamos o trabalho da secretaria. Isso mudou, o navio inteiro anda no ritmo do timoneiro”, ressaltou.

O magistrado salientou ainda a importância da motivação de toda a equipe. “Diariamente, o nosso trabalho é árduo, massante, cansativo, e o acervo extenso provoca preocupação constante. Por isso, conversamos muito com a equipe, explicamos, organizamos a secretaria, a divisão de tarefas e de trabalho. Ouvimos muito todos os participantes para implantarmos novos métodos de trabalho. Surtiu o efeito esperado”, explica o juiz.

O escrivão Marcelo Rezende também ressaltou o papel fundamental de toda a equipe. “Se não fosse o empenho e a dedicação dos funcionários da secretaria e do gabinete, a situação seria ainda mais grave do que aquela que vivenciamos”, disse. Todos os resultados alcançados são acompanhados periodicamente. Em setembro de 2017, a vara foi alvo de correição da Corregedoria-Geral de Justiça e, até hoje, de dois em dois meses, são produzidos e enviados relatórios de monitoramento.