Modelo implantado na capital e interior aperfeiçoa gestão judicial

Fonte: http://www.tjmg.jus.br/portal-tjmg/noticias/1-vara-criminal-de-bh-comemora-resultados.htm#.XTdmUPJKjZ4

A equipe da 1ª Vara Criminal de Belo Horizonte, sob a gestão da juíza Maria Isabel Fleck, comemorou, no dia 5 de Maio, um ano de implantação do Modelo de Gestão Judicial Aplicada, registrando bons resultados por meio de novas práticas e métodos de trabalho. A gestão Judicial é uma iniciativa Escola Judicial Desembargador Edésio Fernandes, integrante do PDG (Programa de Desenvolvimento Gerencial).

O acervo da Vara que em janeiro de 2017 era de 6385, hoje ele é de 5739, resultado de um progressivo aumento do número de processos baixados em relação à distribuição, que no período da implantação do modelo de gestão foi de 646 processos.

De acordo com a juíza Maria Isabel Fleck, a melhoria dos números é resultado do planejamento estratégico, que prevê a revisão constante dos resultados e dos métodos de gestão.

Durante o processo de implantação da Gestão Judicial na 1ª Vara Criminal, a Direção do Foro prestou o apoio institucional necessário, seja por meio dos serviços auxiliares ou mesmo com a edição de atos normativos necessários a implementação das ações demandadas pelo novo modelo de gestão.

O juiz diretor do Foro, Marcelo Fioravante, destaca a importância dos resultados obtidos e a experiência exitosa da 1ª Vara que  já começa contribuir para as demais varas e serviços auxiliares.

Mudança de paradigma

De acordo com a magistrada, a capacitação em gestão judicial possibilitou a mudança de visão dela e da equipe sobre os métodos de gestão do gabinete e da secretaria. Mais que isso, ela destaca o rompimento da noção obsoleta de separação entre gabinete e secretaria, como uma das principais mudanças de paradigma que contribuíram para a identificação das “não conformidades” na rotina de trabalho e, consequentemente, para a proposição de mudanças que têm elevado a eficiência da unidade jurisdicional.

“Havia uma resistência mútua do gabinete e da secretaria em compreender as atividades um do outro e atuar de maneira colaborativa”, reconhece a juíza Maria Isabel Fleck.

 A concepção de unidade judiciária foi ratificada pelo novo Código de Normas da Corregedoria, Provimento 355/2018 e  Portaria 4704/2017, que regulamentam a implantação e o acompanhamento do desdobramento do Planejamento Estratégico pelas unidades judiciárias da Justiça Comum de Primeiro Grau.

O ciclo da gestão judicial prevê a diagnose de unidade judiciária, o plano estratégico, o plano de ação gerencial e o acompanhamento permanente.

A assessora Marina Bitencourt lembra que a determinação da juíza para que os estagiários do gabinete realizassem o atendimento do balcão, apontado pelos servidores da secretaria como a pior tarefa da secretaria, possibilitou outro ponto de vista, a identificação dos problemas e proposição de soluções e melhorias da atividade.

Juíza Maria Isabel Fleck e equipe do gabinete que se envolveu para compreender o funcionamento  das atividades da secretaria

Atendimentos desnecessários e excessivos de pessoas no balcão, rotina cansativa e até logística e leiaute incompatível com os atendimentos foram alguns dos problemas identificados pela análise quantitativa e qualitativa, em um relatório, uma das ferramentas principais da gestão judicial que vem sendo aplicada na 1ª Vara Criminal. A medição é uma das principais premissas do modelo.

Relatórios concernentes às tarefas, de balcão e da secretaria, foram apresentados à equipe do gabinete e da secretaria nos “rituais mensais de gestão”, outra ferramenta importante da gestão judicial. As equipes da secretaria e do gabinete analisaram os relatórios e sugeriram soluções que trouxeram maior eficiência, redução de atendimentos desnecessários, modificação do leiaute e da sistemática de atendimento da secretaria e o esperado aumento da produtividade dos servidores. Além de o atual momento econômico do Estado dificultar a nomeação de novos servidores, “não adiantaria vir mais servidores se não se mudasse as práticas viciadas”, explica a escrivã Christina Maria Andrade, sobre outra premissa seguida por todos os envolvidos nas mudanças da 1ª Vara Criminal: “Fazer mais com menos”.

Plano Estratégico da 1ª Vara Criminal

O planejamento estratégico da 1ª Vara Criminal contou com o apoio da Direção do Foro, que designou a servidora Fátima Lages e a equipe da Secretaria de Apoio Jurisdicional (Seajur), para auxiliar nas ações de suporte ao levantamento e qualificação do acervo e também na execução das tarefas necessárias à solução das “não conformidades” encontradas.

Atender às metas do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) e do Planejamento Estratégico do TJMG e, mais especificamente, alcançar a redução do acervo da secretaria com ênfase nos processos de porte ilegal de armas foram os principais objetivos do planejamento traçado para a vara.

 Plano de Ação Gerencial

A partir da identificação dos “gargalos” que impediam a eficiência da Unidade Judiciária e dos motivos para número elevado do acervo, foi proposto o plano de ação da 1ª Criminal, que previu uma série de alterações da metodologia.

Uma das razões para acervo elevado era o grande número de processos do antigo acervo da 1ª Vara Criminal antes da especialização com movimentação paralisada, aspecto que foi identificado pela equipe da Seajur.

Feito isso, a equipe lançou mão de outra ferramenta de gestão, a interface entre setores ou instituições, e acionou a Central de Arquivo Forense da Direção do Foro para agilizar a localização, o desarquivamento e o encaminhamento dos maços e processos para a Seajur.